Dorong Efisiensi Administrasi, FITK UIN Jakarta Luncurkan Sistem “SI DIA”

Gedung FITK, BERITA FITK Online — Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta kembali mengambil langkah strategis dalam peningkatan mutu layanan administrasi melalui implementasi proyek perubahan bertajuk “Peningkatan Kinerja Melalui SI DIA (Sistem Informasi Disposisi Administrasi)”. Kegiatan ini merupakan bagian dari Aksi Perubahan dalam Program Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan XVIII, yang diinisiasi oleh Iin Marlina, S.E., M.M., staf administrasi FITK sekaligus peserta PKA XVIII Tahun 2025.

Selama periode 2–5 Juni 2025, Iin Marlina bersama tim kerja yang dibentuk secara resmi melalui SK Dekan FITK No. 63 Tahun 2025, melakukan berbagai rangkaian kegiatan pengumpulan data untuk memetakan permasalahan administratif yang selama ini dihadapi oleh unit-unit kerja di lingkungan FITK.

Menurut Iin Marlina, ide dasar dari sistem SI DIA berangkat dari realita di lapangan yang menunjukkan masih adanya keterlambatan dalam pendisposisian surat serta tumpang tindih informasi antar bagian, akibat proses administrasi yang masih manual. “Kita sering mengalami keterlambatan dalam menindaklanjuti surat karena proses disposisinya memerlukan waktu yang tidak singkat. Selain itu, dokumentasi surat juga belum terdigitalisasi dengan baik sehingga menyulitkan proses pelacakan,” ungkapnya saat ditemui di sela-sela kegiatan wawancara.

Ia menambahkan bahwa sistem SI DIA dirancang untuk menjadi solusi atas masalah-masalah tersebut. Melalui sistem ini, disposisi surat masuk dan keluar akan terdokumentasi secara digital, terstruktur, dan dapat diakses secara real-time oleh pihak-pihak yang berkepentingan. “Kami ingin menciptakan sistem yang tidak hanya memangkas waktu, tetapi juga meningkatkan akuntabilitas dan keteraturan dalam alur administrasi,” jelasnya.

Kegiatan pekan kedua aksi perubahan diawali pada 2 Juni 2025 dengan pendistribusian SK Dekan terkait pembentukan Tim Kerja Efektif Aksi Perubahan. Tim ini bertugas melakukan pemetaan awal dan menyusun daftar pertanyaan wawancara yang relevan dengan kebutuhan informasi.

Pada 3 Juni 2025, wawancara dilakukan terhadap staf Sub Bagian Umum Tata Usaha. Tim menggali informasi tentang berbagai jenis surat yang masuk dan keluar, bagaimana alur pengelolaannya, serta kendala-kendala yang sering muncul. Data ini selanjutnya dilengkapi dengan rekapitulasi surat masuk dan surat keluar yang didokumentasikan secara daring dan dapat diakses publik sebagai bentuk akuntabilitas dan transparansi.

Rangkaian kegiatan dilanjutkan pada 4 Juni 2025 dengan wawancara di dua unit penting lainnya, yaitu Sub Bagian Akademik dan Sub Bagian Keuangan. Dari Sub Bagian Akademik, tim mendapatkan informasi tentang jenis-jenis surat seperti permohonan mahasiswa, surat tugas dosen, dan administrasi perkuliahan. Sementara dari Sub Bagian Keuangan, diperoleh gambaran tentang surat-menyurat yang berkaitan dengan penggunaan anggaran, pengajuan honor, dan laporan pertanggungjawaban keuangan. Semua data tersebut akan menjadi acuan dalam membangun alur sistem SI DIA yang relevan dengan kebutuhan masing-masing sub bagian.

Sebagai penutup rangkaian kegiatan pada pekan kedua, Iin Marlina menggelar rapat evaluasi bersama tim kerja pada 5 Juni 2025. Rapat ini bertujuan menilai efektivitas proses pengumpulan data, meninjau kelengkapan informasi yang telah dihimpun, serta menyusun strategi pengembangan lanjutan untuk prototipe sistem informasi yang akan dibangun.

“Melalui SI DIA, kami berharap tata kelola administrasi di FITK bisa lebih efisien, tertib, dan responsif. Ini bukan hanya soal teknologi, tetapi lebih jauh lagi adalah soal komitmen perubahan budaya kerja menuju digitalisasi yang profesional dan terintegrasi,” tegas Iin Marlina.

Langkah ini dinilai sejalan dengan semangat reformasi birokrasi dan transformasi digital yang terus digalakkan di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta. Implementasi sistem ini diharapkan menjadi contoh nyata bagaimana inovasi berbasis teknologi dapat diterapkan secara kontekstual di lingkungan pendidikan tinggi. (MusAm)