FITK UIN Jakarta Sosialisasikan dan Luncurkan Prototipe Aplikasi SI DIA untuk Tingkatkan Efisiensi Administrasi

Gedung FITK, BERITA FITK Online — Dalam rangka mendorong efisiensi, transparansi, dan percepatan layanan administrasi, Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta resmi menyelenggarakan kegiatan Sosialisasi dan Soft Launching Sistem Informasi Disposisi Administrasi (SI DIA) pada Kamis, 17 Juli 2025, bertempat di Ruang Sidang Lantai 2 FITK.

Kegiatan ini dihadiri oleh Kepala Bagian Tata Usaha FITK, Iin Marlina, S.E., M.M., serta seluruh tenaga kependidikan di lingkungan fakultas. Acara ini juga menjadi puncak dari rangkaian implementasi Aksi Perubahan Program Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan XVIII, yang diprakarsai langsung oleh Iin Marlina sebagai peserta program tersebut.

Dalam sambutannya, Iin Marlina menyampaikan bahwa pengembangan SI DIA dilatarbelakangi oleh kebutuhan akan sistem kerja administrasi yang lebih tertib, cepat, dan terdokumentasi secara digital. “Sistem ini hadir untuk menjawab tantangan administrasi manual yang selama ini menyebabkan keterlambatan disposisi surat, duplikasi informasi, hingga kesulitan dalam pelacakan arsip,” jelasnya.

SI DIA dirancang sebagai aplikasi digital yang memungkinkan proses pendataan surat masuk dan keluar, termasuk disposisinya, dilakukan secara real-time, terstruktur, dan terdokumentasi dengan baik. Dengan demikian, seluruh pihak yang berkepentingan dapat mengakses informasi secara efisien, tanpa bergantung pada sistem konvensional yang rentan akan kesalahan dan keterlambatan.

Lebih lanjut, Iin menjelaskan bahwa proses pengembangan SI DIA telah melalui berbagai tahapan sejak awal Juni 2025. Mulai dari pembentukan tim kerja melalui SK Dekan FITK No. 63 Tahun 2025, kegiatan pengumpulan data di beberapa sub bagian (Umum, Akademik, dan Keuangan), hingga penyusunan desain sistem berbasis kebutuhan nyata. “Kami tidak membangun sistem dari asumsi, tapi dari data dan wawancara langsung dengan pengguna layanan administrasi,” ungkapnya.

Tahap penyusunan prototipe aplikasi berlangsung pada 20–23 Juni 2025 melalui kerja kolaboratif antara inisiator dan Tim Efektif. Fokus utama adalah memastikan alur sistem sederhana namun sesuai dengan proses kerja aktual di FITK. Selanjutnya, pada 25–26 Juni 2025, dilakukan uji coba terbatas dengan skenario input surat masuk dan proses disposisinya.

“Hasil uji coba menunjukkan bahwa sistem ini sudah berjalan sesuai harapan, meskipun masih perlu beberapa penyesuaian minor sebelum implementasi penuh,” ujar Iin. Ia menambahkan, SI DIA diharapkan menjadi blueprint digitalisasi surat-menyurat di fakultas, serta menjadi model yang bisa direplikasi di unit lain di lingkungan kampus.

Acara sosialisasi juga diisi dengan sesi demo aplikasi SI DIA, di mana seluruh tenaga kependidikan mendapatkan panduan teknis penggunaan sistem. Dalam sesi diskusi, peserta memberikan tanggapan positif dan menyampaikan beberapa saran penyempurnaan, terutama pada antarmuka pengguna dan fitur pelacakan surat.

Sebagai bentuk komitmen bersama terhadap transformasi layanan administrasi, seluruh tenaga kependidikan FITK yang hadir turut menandatangani komitmen bersama penerapan budaya kerja digital dan tertib arsip. Kabag TU, Iin Marlina, menekankan bahwa keberhasilan sistem ini tidak hanya bergantung pada teknologi, tetapi pada konsistensi seluruh pegawai dalam menjalankannya. “Digitalisasi bukan sekadar sistem, tapi perubahan budaya kerja. Ini perlu keterlibatan semua pihak,” tegasnya.

Kegiatan ini juga menandai dimulainya fase transisi penggunaan SI DIA secara bertahap di lingkungan fakultas. Sistem ini akan terus dikembangkan berdasarkan masukan dari pengguna, dan diharapkan menjadi instrumen penting dalam mendukung capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) universitas serta arah kebijakan reformasi birokrasi nasional.

Dengan peluncuran SI DIA, FITK UIN Jakarta membuktikan komitmennya dalam mewujudkan tata kelola administrasi yang profesional, efisien, dan adaptif terhadap era digital. Sosialisasi ini sekaligus menjadi langkah awal menuju layanan pendidikan tinggi yang lebih modern dan terintegrasi. (MusAm)