FITK UIN Jakarta Gelar Sosialisasi Aplikasi PLO, Perkuat Transformasi Administrasi Digital Berbasis Paperless

Gedung FITK, BERITA FITK Online—Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan (FITK) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menggelar kegiatan Sosialisasi Aplikasi PLO (Paperless Office) pada Selasa (10/3) di Ruang Meeting Lantai 2 FITK. Kegiatan ini menghadirkan tim dari Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (Pustipanda) sebagai pemateri dan pendamping teknis dalam implementasi sistem administrasi digital di lingkungan fakultas.

Sosialisasi tersebut diikuti oleh unsur pimpinan fakultas, mulai dari dekanat, kepala bagian tata usaha, ketua program studi, sekretaris program studi, hingga staf administrasi. Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman serta optimalisasi pemanfaatan sistem PLO dalam pengelolaan dokumen dan surat menyurat secara digital di lingkungan FITK.

Dekan FITK, Prof. Siti Nurul Azkiyah, M.Sc., Ph.D, dalam sambutannya menekankan pentingnya transformasi digital dalam tata kelola administrasi kampus. Menurutnya, implementasi sistem paperless menjadi langkah strategis untuk meningkatkan efisiensi kerja sekaligus mendukung budaya kerja yang lebih modern di lingkungan perguruan tinggi.

“Sebagai fakultas yang besar dengan jumlah program studi dan aktivitas akademik yang sangat banyak, kita perlu terus beradaptasi dengan sistem administrasi yang lebih efektif. Melalui penerapan PLO ini, kita berharap proses pengelolaan surat dan dokumen dapat berjalan lebih cepat, transparan, serta mengurangi ketergantungan pada dokumen berbasis kertas,” ujar Prof. Siti Nurul Azkiyah.

Ia juga menambahkan bahwa penerapan sistem digital tidak hanya berkaitan dengan efisiensi kerja, tetapi juga mendukung komitmen kampus terhadap konsep green campus melalui pengurangan penggunaan kertas dalam kegiatan administrasi.

“Kita ingin secara bertahap beralih dari sistem yang masih berbasis kertas menuju sistem digital yang lebih terintegrasi. Ini memang membutuhkan proses pembelajaran bersama, namun ke depan sistem ini akan sangat membantu pekerjaan kita semua,” tambahnya.

Sementara itu, Kepala Bagian Tata Usaha FITK, Imam Thobroni, menyampaikan bahwa penerapan sistem PLO akan sangat membantu proses pengelolaan administrasi surat-menyurat di lingkungan fakultas. Menurutnya, selama ini proses administrasi sering kali memerlukan waktu yang cukup panjang karena masih menggunakan dokumen fisik.

“Dengan adanya sistem PLO, proses administrasi surat dapat dilakukan secara lebih cepat dan mudah dipantau. Setiap unit kerja dapat mengetahui posisi surat yang sedang diproses melalui sistem, sehingga koordinasi antarbagian juga menjadi lebih efektif,” jelas Imam Thobroni.

Ia juga berharap seluruh unit kerja di lingkungan FITK dapat memanfaatkan sistem ini secara optimal sehingga pelayanan administrasi kepada dosen, mahasiswa, maupun mitra kerja dapat berjalan lebih baik.

“Transformasi menuju sistem paperless tentu memerlukan adaptasi dari semua pihak. Namun jika kita bisa memanfaatkannya dengan baik, sistem ini akan sangat membantu dalam meningkatkan efisiensi kerja serta mempercepat proses layanan administrasi di fakultas,” tambahnya.

Dalam sesi pemaparan materi, pemateri dari Pustipanda, Ahmad Sofwan Fauzi, S.Si., M.M., menjelaskan bahwa aplikasi PLO dirancang untuk mendukung proses administrasi surat menyurat secara digital dan terintegrasi di lingkungan universitas.

“Melalui sistem PLO, setiap unit kerja dapat membuat draft surat, melampirkan dokumen, melakukan pengiriman kepada pihak terkait, hingga melakukan pelacakan status dokumen secara langsung dalam sistem. Hal ini memungkinkan proses administrasi berjalan lebih cepat dan terdokumentasi dengan baik,” jelas Ahmad Sofwan Fauzi.

Selain pemaparan materi, peserta juga mengikuti sesi simulasi penggunaan sistem PLO secara langsung. Dalam sesi ini, peserta diperkenalkan dengan berbagai fitur utama aplikasi, mulai dari pembuatan draft surat, pengunggahan lampiran dokumen, pengiriman surat kepada unit terkait, hingga proses disposisi pimpinan.

Diskusi interaktif turut mewarnai kegiatan sosialisasi ini. Sejumlah peserta menyampaikan berbagai masukan terkait penggunaan sistem PLO, seperti kapasitas unggah lampiran dokumen, fitur notifikasi ketika dokumen telah diproses, serta kemudahan dalam melakukan pelacakan status surat yang telah diajukan.

Menanggapi berbagai masukan tersebut, tim Pustipanda menyampaikan bahwa pengembangan sistem akan terus dilakukan secara bertahap sesuai kebutuhan pengguna di lingkungan universitas. Berbagai saran yang disampaikan dalam kegiatan sosialisasi ini akan menjadi bahan evaluasi untuk meningkatkan kualitas layanan sistem PLO di masa mendatang.

Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh unit kerja di lingkungan FITK dapat semakin memahami mekanisme penggunaan sistem PLO serta mampu memanfaatkannya secara optimal dalam mendukung pelayanan administrasi yang lebih cepat, efisien, dan terintegrasi.

Implementasi sistem paperless melalui aplikasi PLO juga diharapkan menjadi bagian dari upaya transformasi digital di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, sekaligus memperkuat tata kelola administrasi yang lebih modern, transparan, dan berkelanjutan. (AM)